Ce qu'il faut automatiser
Automatiser ne veut pas dire perdre la main. Dans une conciergerie, le bon niveau d'automatisation consiste à accélérer les calculs et la production des documents, tout en gardant des statuts clairs et une traçabilité complète.
Fiche client
La fiche client centralise le taux de commission, les informations de facturation et les règles spécifiques. Renseignée une seule fois, elle alimente automatiquement chaque nouvelle facture.
Calculs
Le calcul de la commission, de la TVA et du montant net doit être automatique, appliqué depuis la fiche client, sans ressaisie manuelle à chaque séjour.
La génération du PDF doit produire un document propre, lisible et conforme aux mentions obligatoires, sans intervention manuelle sur la mise en page.
Envoi
L'envoi par email doit être déclenché depuis le logiciel, avec un historique des envois conservé pour chaque facture.
Archivage
Chaque facture doit passer automatiquement à un statut « archivé » une fois envoyée et traitée, pour conserver un historique propre et consultable.
Ce qu'il faut garder sous contrôle
Certains cas doivent rester contrôlés manuellement : factures atypiques, corrections, montants exceptionnels. L'automatisation doit servir le cas standard, pas masquer les cas particuliers.
Le workflow recommandé
Le bon workflow suit souvent une logique simple : fiche client à jour, règles de commission centralisées, calcul automatique des montants, génération du PDF, envoi, puis archivage avec historique. Quand ces étapes sont dispersées, les erreurs deviennent presque inévitables.
Les erreurs à éviter
L'intérêt d'un produit comme Concierio est justement de faire tenir ces étapes dans un même système. On gagne du temps sans renoncer à la lisibilité ni à la correction des données.
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Questions fréquentes
Quel est le bon niveau d'automatisation ?
Celui qui réduit les saisies manuelles sans supprimer les validations utiles.
Faut-il automatiser tous les cas ?
Non, certains cas doivent rester contrôlés manuellement.
Pourquoi la traçabilité compte-t-elle ?
Parce qu'elle permet de comprendre et corriger les actions passées.